(Van onze partner Cleverland)
Van reactief handelen naar waardegedreven keuzes
Hoe waardevol is het wanneer beheerders en beleidsmedewerkers gezamenlijk bepalen hoe, op welk niveau en met welke prioriteit de openbare ruimte wordt onderhouden? In de praktijk vraagt dat om keuzes binnen een weerbarstige realiteit, waarin verschillende interpretaties van gemeentelijke doelen samenkomen. In een middelgrote gemeente stond deze vraag centraal binnen een verandertraject gericht op de herijking van de openbare ruimte. Het traject had als doel om te komen tot meer samenhang, duidelijkheid en onderbouwde keuzes in het dagelijks beheer.
Keuzes maken in de openbare ruimte
Het traject startte met het bepalen van een gezamenlijke richting. Wat begon als een verkenning van programmamanagement, ontwikkelde zich tot een breder adviestraject waarin zowel de ambtelijke organisatie als het bestuur actief betrokken waren. In werksessies met een raadscommissie werden bestuurlijke ambities én dilemma’s in beeld gebracht. Om keuzes mogelijk te maken, werd de implementatie van assetmanagement ingericht langs drie samenhangende programmalijnen: kaders & plannen, informatiemanagement en mens & organisatie. De samenhang tussen deze lijnen gaf het traject kracht.
Waarden als basis voor sturen en afwegen
Binnen de programmalijn kaders & plannen ontwikkelde de organisatie een strategisch assetmanagementplan, aangevuld met instandhoudingsplannen per assetgroep. Deze plannen sluiten aan op bestaand beleid, het coalitieakkoord en bestuurlijke ambities. Assetmanagement vormt daarmee een logisch vervolg op eerdere beleidskeuzes. Samen met organisatie, gemeenteraad en college werden waarden vastgesteld die richting geven aan het beheer van de openbare ruimte. Deze waarden vormen de basis voor het classificeren van objecten in vijf kriticiteitscategorieën, van zeer kritisch tot niet kritisch. De ontwikkelde methodiek bepaalt daarmee hoe belangrijk een object is voor de gemeente en welke prioriteit het krijgt. Zo ondersteunt zij onderbouwde keuzes en vormt zij de basis voor integrale programmering.
Eén methodiek voor bestuur, beleid en beheer
De kracht van de kriticiteitsmethodiek zit in eenduidigheid. Bestuur, beleid en beheer hanteren één afwegingskader en spreken dezelfde taal. Keuzes worden hierdoor aantoonbaar, reproduceerbaar en uitlegbaar. Tegelijkertijd maakt dit inzichtelijk wat sturen op waarden betekent wanneer middelen niet altijd aansluiten op de omvang van het areaal. Het werken met één methodiek bracht een belangrijke bewustwording op gang. De organisatie verkende expliciet wat bestuur belangrijk vindt en waar weerstand ontstaat. Dat gesprek legde de basis voor verdere keuzes.
Informatie die keuzes ondersteunt
Een methodiek is zo sterk als de informatie waarop zij leunt. Daarom liep de programmalijn informatiemanagement vanaf het begin mee. Beheerdata werd gestructureerd, eigenaarschap belegd en informatie beter toegankelijk gemaakt. Praktische handboeken per assetgroep ondersteunen het dagelijks gebruik. Niet méér data, maar bétere informatie staat centraal.
Ruimte voor mensen en organisatie
De programmalijn mens & organisatie bleek bepalend. Assetmanagement vraagt om heldere sturing, passende organisatieprincipes en andere rollen en vaardigheden. Samen met het beheerteam ontwikkelde de organisatie een strategisch personeelskader, gebaseerd op analyses van de huidige situatie, de omgeving en een gezamenlijk toekomstbeeld voor het beheer van de openbare ruimte. Dit kader richtte zich op de gewenste teamontwikkeling en werd vertaald naar concrete acties voor sturing, taken en rollen. Het proces bracht ook frictie. Het tempo lag soms hoger dan de organisatie kon dragen. Door gericht bij te sturen ontstond opnieuw ruimte voor verbinding en reflectie. Juist die inzichten benadrukken dat sturen op keuzes, naast inhoudelijke scherpte, aandacht voor draagvlak vraagt.
Van begeleiden naar eigenaarschap
Gaandeweg verschoof de regie. Waar het externe projectteam eerder leidend was, nam de organisatie steeds meer zelf het stuur in handen. Inmiddels ligt het eigenaarschap volledig bij de organisatie. Sturen op keuzes betekent plannen, informatie en mensen zó verbinden dat een organisatie zelfstandig verder kan. Met ruimte om te leren. En juist dáár ontstaat duurzame impact.