(Van onze sponsor Beheermaatje)
Beheer van gemeentelijke assets wordt steeds complexer. In het fysieke domein richten gemeenten zich op een veilige en gezonde leefomgeving voor hun inwoners. Daarnaast spelen er grote opgaven voor gemeenten. Die opgaven betreffen bijvoorbeeld de energietransitie, klimaatadaptatie, het realiseren van een circulaire economie en de zorg voor toekomstgericht databeheer. Maar denk in de schaduw daarvan ook aan bodemdaling, de woningbouwopgave, in stand houden bereikbaarheid etc.
Om daadkrachtig en toekomstgericht strategisch beheer mogelijk te maken is ook een focus op de opgaven van vandaag en morgen nodig. Het juist en tijdig uitvoeren van preventief onderhoud (periodiek karakter) en correctief onderhoud (ad hoc onderhoud) is noodzakelijk om de beheerobjecten gedurende hun levensduur in goede staat te houden. Hiervoor moeten inspecties worden uitgevoerd en moeten de resultaten worden beoordeeld en vertaald naar een onderhoudsplan. Na het realiseren van het onderhoud moeten de beheersystemen worden bijgewerkt, waarna de nieuwe cyclus van start gaat.
Strategisch beheer van de gemeentelijke assets staat vanwege de genoemde opgaven volop in de belangstelling. Met de krapte op de arbeidsmarkt in gedachten sneeuwt het dagelijks onderhoud bij veel gemeenten echter onder, met als gevolg dat er onvoldoende tijd is om de beheercyclus in stand te houden. Het gevolg: inspecties worden niet (tijdig) uitgevoerd, er ontstaat achterstallig onderhoud, de (beheer)data is niet op orde en in het bijzonder is er onvoldoende onderbouwing van de beheerbegroting.
Hoe krijgen we de focus ook op het reguliere beheer?
Het belang van regulier beheer mag immers niet onderschat worden. Naast het behalen of verlengen van de levensduur van assets draagt het bij aan:
- verminderen of laag houden van het aantal meldingen over de openbare ruimte. Tijdig onderhoud uitvoeren betekent dat problemen opgespoord en opgelost kunnen worden voordat ze zich voordoen of tot een melding leiden.
- verbeteren van de efficiëntie. Goed onderhoud kan de efficiëntie van assets verbeteren door ervoor te zorgen dat ze op de juiste manier werken en zo min mogelijk energie verspillen.
- verlagen van de totale onderhoudskosten. Regulier onderhoud kan helpen om kosten te verlagen door dure reparaties en vervangingen te voorkomen.
- verbeteren van de veiligheid. Regulier onderhoud kan ook helpen om de veiligheid van het fysieke domein te verbeteren door potentiële gevaren te identificeren en te verhelpen voordat er ongelukken gebeuren.
Om ook focus op regulier beheer te krijgen, staan hieronder enkele stappen die je kunt nemen:
- Maak regulier beheer een prioriteit voor het management en andere belanghebbenden. Dit kan worden gedaan door het belang ervan te benadrukken en de voordelen van regelmatig onderhoud te communiceren.
- Stel duidelijke doelen en maak een plan voor regulier onderhoud dat aangeeft wat er moet worden onderhouden, hoe vaak het moet worden gedaan, hoeveel capaciteit ervoor nodig is en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Beschrijf hierin wat de risico’s zijn als regulier onderhoud te laat of in te geringe mate wordt uitgevoerd.
- Zorg ervoor dat de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het regulier beheer voldoende actuele kennis hebben door ze te trainen in regulier beheer. Dit omvat niet alleen het laten uitvoeren van onderhoudstaken, maar ook het laten uitvoeren van inspecties, het identificeren van problemen en het nemen van preventieve en corrigerende maatregelen.
- Zorg voor een vloeiend proces waarmee het actualiseren van data in de beheersystemen goed verloopt.
- Meet en controleer de resultaten van regulier beheer om te bepalen of het effectief is. Dit kan worden gedaan door prestatie-indicatoren in te stellen en deze regelmatig te controleren.
Kortom, maak regulier beheer belangrijk, maak het een deel van de bedrijfscultuur.
Beheermaatje
Wytse Engelsman & Erwin Schreve